Vi trengte et CRM
Vi har lett etter et CRM for salgsteamet en stund. Alternativene vi så på, hadde gjerne to ting til felles: en mengde funksjoner vi aldri kommer til å bruke, og en lisens per bruker per måned som ikke gir mening for et lite team.
Så vi gjorde det vi ofte ber kundene våre om å gjøre først. Vi sjekket hva vi allerede betaler for.
Microsoft 365 kommer med SharePoint. En SharePoint-liste kan holde leads, aktiviteter og e-postmaler. Og en webdel i SharePoint kan se ut og oppføre seg akkurat slik dere designer den.
Første commit kom 21. oktober kl. 19.34. Arbeidet gikk gjennom natten, og neste dag før lunsj var salgstavla i drift som hjemmesiden til salgsteamet.
Hva vi bygget
Grunnmuren. En egen SharePoint-side med tre lister: Leads, Aktiviteter og E-postmaler. Selgerne har sin egen sikkerhetsgruppe, og kan redigere, men ikke slette. Alle endringer kan spores i versjonshistorikken. Dataene blir i vår egen Microsoft 365-tenant. Ingen ny leverandør, ingen ny server og ingen nye lisenser.
Salgstavla. Hjemmesiden er en tavle med faser fra første kontakt til vunnet. Kortene dras mellom fasene, og hvert flytt kan angres i ti sekunder. Hete leads ligger øverst og er tydelig merket. Hver selger ser sine egne leads først, og tar nye fra en felles pott. Tar to selgere samme lead samtidig, får den ene beskjed om at det allerede er tatt.
Panelet. Ett klikk på et kort viser kunden, neste steg og hele aktivitetshistorikken. Nye aktiviteter logges rett i panelet.
Nye leads. Selgeren søker opp firmaet i Brønnøysundregistrene på navn eller organisasjonsnummer, og navn, bransje og nettside fylles inn av seg selv. Finnes firmaet allerede, stopper registreringen.
E-postmaler med A/B-test. Tre maler. Tavla foreslår den som er brukt minst, slik at alle tre testes like mye, og malen lagres på leadet, så vi kan se hvilken som faktisk gir dialog. Sendeknappene er sperret til alle feltene i hakeparentes er fylt ut, så ingen kunde får en e-post som sier «[firma]».
Markedsføringsloven er bygget inn, ikke skrevet ned
Dette er delen jeg bryr meg mest om.
Markedsføringsloven § 15 forbyr markedsføring på e-post til fysiske personer som ikke har samtykket. Forbrukertilsynets veileder er tydelig på at dette også gjelder en persons egen jobbadresse, som ola.nordmann@firma.no, selv om e-posten handler om et tilbud til virksomheten. Det som er tillatt, er adresser som ikke tilhører en bestemt person, som post@firma.no.
I mange virksomheter står dette i en rutinebeskrivelse som få leser. Hos oss står det i tavla.
Tavla har en kort liste over kjente fellesadresser, som post, info, firmapost og regnskap. Alt som ikke står på listen, behandles som en personlig adresse. Da er e-postvalget sperret, og selgeren får beskjed om å ringe eller ta kontakt på LinkedIn i stedet. Bare leder kan overstyre.
Regelen er bevisst forsiktig. En adresse den ikke kjenner igjen, sperres heller enn å slippes gjennom. Forbrukertilsynet sier at det er avsenderen som må sørge for at markedsføringen ikke når en person når det er uklart, og da er det riktig at standarden er å sperre.
Det er forskjellen på en regel og en rutine. En rutine må selgeren huske. En regel i verktøyet gjør at selgeren ikke kan gjøre feil ved et uhell.
Ekte data fra første dag
Tavla startet ikke tom. Vi importerte 2 000 leads fra våre egne leadlister, slått sammen på organisasjonsnummer, med bransje fra NACE-kode, leadscore og status for nettsiden.
Importen ble gjort i fire steg, og loggene viser alle sammen:
- En prøvekjøring som bare viste hva som ville skje: 2 000 leads ville blitt opprettet.
- En testbatch på 100.
- Resten, 1 900 til. De 100 fra testbatchen ble hoppet over, så ingenting ble dobbelt.
- En kontroll der hele importen ble kjørt en gang til. Den opprettet ingenting, fordi alt allerede fantes.
Prøvekjøringen fant også 58 firma som allerede hadde fått e-post fra oss. De ble lagt i en egen runde med 30 dagers pause, så ingen får den samme kalde e-posten to ganger.
Hvorfor det gikk så raskt
Det er fristende å si at det gikk raskt fordi vi brukte AI. Det er ikke hele sannheten.
Vi bygget det med Claude Code, men vi startet ikke der. Vi startet med datamodellen, hvem som får gjøre hva, og hvilke regler som skal gjelde, inkludert § 15. Så skrev vi en plan. Hver del gikk gjennom en uavhengig gjennomgang og automatiske tester før den ble rullet ut. Det er samme arbeidsmåte som vi beskrev i innlegget om nattvakten.
Tavla har 788 automatiske tester, og skriptene som setter opp alt har 563. Hele oppsettet ligger som skript i Git, så det kan bygges opp på nytt fra bunnen av.
Det var strukturen som gjorde det raskt. Når den var på plass, gjorde AI det mulig å bygge resten på én natt.
Det er ikke for alle
Dette er ikke en erstatning for et fullverdig CRM for alle.
Trenger dere avanserte prognoser, integrasjon mot ERP, markedsføringsautomasjon eller har dere et stort salgsteam, bør dere kjøpe et ekte CRM. Da hjelper vi heller med strukturen rundt det.
Det er heller ikke gratis. Det krever Microsoft 365 med SharePoint, en app-katalog i tenanten og noen med administratortilgang. Men det krever ingen ny lisens per bruker.
Spørsmålet å stille
Hvis dere er et lite team og allerede har Microsoft 365, er det ett spørsmål verdt å stille før dere signerer neste avtale:
Hva bruker dere faktisk av CRM-et dere betaler for i dag?
Listen over det dere betaler for, er ofte mye lengre enn listen over det dere bruker. Og det dere bruker, ligger kanskje allerede der.